Rafrænir reikningar 2026: hver krefst þeirra og hvernig þú sendir þá

Kassify · 6. nóvember 2026

Rafrænn reikningur er gagnaskeyti á XML-sniði sem fer beint úr bókhaldskerfi seljanda í bókhaldskerfi kaupanda, ekki PDF í tölvupósti. Frá 1. janúar 2020 eiga allir reikningar vegna kaupa ríkisins á vöru og þjónustu að vera rafrænir, og Reykjavíkurborg tekur aðeins við reikningum sem berast með rafrænum hætti.

Hér á eftir eru reglurnar, staðallinn sem skeytið fylgir, einn reikningur til ríkisstofnunar tekinn í sundur, hvað kostar að senda og mistökin sem tefja greiðsluna.

Hvað er rafrænn reikningur

PDF-skjal er mynd af reikningi. Sá sem tekur við því þarf að lesa það og slá tölurnar inn. Í rafrænum reikningi er hver upplýsing í sínum reit: kennitala seljanda og kaupanda, hver lína, VSK-hlutfall, fjárhæðir, gjalddagi og bankareikningur. Bókhaldskerfi kaupandans les skeytið og bókar það án innsláttar.

Reglurnar eru í reglugerð nr. 505/2013 um rafræna reikninga, rafrænt bókhald, skeytamiðlun, skeytaþjónustu, geymslu rafrænna gagna og lágmarkskröfur til rafrænna reikninga- og bókhaldskerfa. Hún skilgreinir rafrænan reikning sem reikning útgefinn sem rafrænt skjal í samræmi við reglugerðina, og markmið hennar er að reikningar á pappír og á rafrænu formi standi jafnfætis. Þrjú ákvæði skipta mestu:

• Rafræna skjalið á að bera sömu upplýsingar og hefðbundið fylgiskjal (14. gr.). Almennar reglur laga um bókhald nr. 145/1994 gilda um efni þess, og hjá þeim sem eru á VSK-skrá líka reglugerð nr. 50/1993 (15. gr.).
• Rafrænt ytra frumgagn reiknings telst frumrit hans (13. gr.). Skeytið sjálft er frumritið, ekki útprentun eða PDF-afrit af því.
• Rafrænt bókhald og rafræn fylgiskjöl þess eru geymd í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs (6. gr.).

Skatturinn notar orðið í víðari merkingu. Sölureikningur sem verður til í rafrænu bókhaldskerfi telst rafrænn sölureikningur, hvort sem hann fer til kaupanda á rafrænu formi eða prentaður á pappír. Prentaða eintakið á þá að bera með sér að það sé frumrit, til dæmis með áritun á borð við „Þessi reikningur er rafrænt ytra frumgagn skv. reglugerð nr. 505/2013.“ Þegar ríkisstofnun eða Reykjavíkurborg biður um rafrænan reikning er hins vegar átt við XML-skeytið, sent í gegnum skeytamiðlara.

Hver þarf að senda rafræna reikninga

Skyldan kemur úr tveimur áttum. Reglugerð nr. 44/2019 um rafræna reikninga vegna opinberra samninga skyldar opinbera kaupendur til að taka á móti og vinna úr rafrænum reikningum sem uppfylla evrópska staðalinn EN 16931. Fjármála- og efnahagsráðuneytið ákvað síðan að frá 1. janúar 2020 skuli allir reikningar vegna kaupa ríkisins vera rafrænir. Í framkvæmd er það seljandinn sem ber skylduna: sá sem selur ríkinu sendir rafrænan reikning eða fær reikninginn endursendan.

Reglurnar tóku gildi í þessari röð:

Peppol, EN 16931 og TS 236

EN 16931 er evrópski staðallinn um efni og uppbyggingu rafræns reiknings. Peppol BIS Billing 3.0 er útfærsla á honum á XML-sniðinu UBL, og reikningur sem stenst Peppol BIS stenst þar með EN 16931. Staðlaráð Íslands gefur út tækniforskriftina TS 236, sem innleiðir Peppol BIS Billing 3.0 hér á landi, og reglugerð 44/2019 vísar til TS 236:2017.

Peppol er safn reglna um hvernig skjöl eru sniðin og send á milli fyrirtækja og stofnana. Seljandinn tengist einum þjónustuaðila sem er viðurkenndur í Peppol, kaupandinn öðrum, og þjónustuaðilarnir skila skeytinu sín á milli. Þetta er kallað fjögurra horna líkanið: seljandi, þjónustuaðili seljanda, þjónustuaðili kaupanda og kaupandi.

Í Peppol BIS eru tíu íslenskar reglur sem gilda þegar seljandinn er íslenskur. Skeyti sem brýtur þær stenst ekki staðalinn, nema IS-R-001, sem gefur aðeins viðvörun:

Dæmi: reikningur til ríkisstofnunar

Gefum okkur að Hönnunarstofan ehf. selji ríkisstofnun 14 tíma ráðgjöf á 17.500 kr. tímann og gefi reikninginn út föstudaginn 6. nóvember 2026. Nafnið, tímarnir, tímagjaldið og dagsetningarnar eru forsendur dæmisins. Svona lítur skeytið út, reit fyrir reit:

Skeytið fer til skeytamiðlarans sama dag. Hjá FSRE telst gjaldfresturinn frá afhendingardegi hjá skeytamiðlara, svo 25 daga lágmarkið hefði leyft gjalddaga þriðjudaginn 1. desember. Með 7. desember fær stofnunin 31 dag. Fylgiskjöl, svo sem tímaskýrsla, fara með sem viðhengi, og ekkert pappírseintak er sent til viðbótar.

Hvernig lítið fyrirtæki byrjar að senda

1. 1
   Veldu leið til að senda

   Reikningakerfi með rafrænni sendingu, eða gátt á borð við Signet Invoice, áður Skúffan, sem Ísland.is benti á fyrir þá sem senda fáa reikninga. Kerfið eða gáttin sér um tenginguna við skeytamiðlara.

2. 2
   Skráðu fyrirtækið rétt

   Kennitala, VSK-númer, heimilisfang með götuheiti og póstnúmeri og bankareikningur með 12 tölustöfum. Þetta eru reitirnir sem íslensku reglurnar í Peppol BIS krefjast.

3. 3
   Fáðu upplýsingar kaupandans

   Kennitölu stofnunarinnar sem reikningurinn er stílaður á og verkbeiðna- eða pöntunarnúmer, sem fer í lýsingu reikningsins.

4. 4
   Sendu skeytið með fylgiskjölum

   Tímaskýrslur og önnur fylgigögn fara með sem viðhengi. Reykjavíkurborg biður um þau á PDF-sniði og segir að hlekkur á fylgiskjal dugi ekki.

5. 5
   Bókaðu og geymdu

   Reikningurinn er bókaður sem sala, og XML-skeytið er geymt í sjö ár frá lokum reikningsársins.

Verð á mánuði án VSK, af vefjum fyrirtækjanna 5. nóvember 2026:

Gefum okkur fyrirtæki sem sendir 40 rafræna reikninga á mánuði. Hjá Signet Invoice kostar það 1.350 kr. auk 10 sinnum 32 kr., samtals 1.670 kr. á mánuði eða 20.040 kr. á ári. Viðbótin hjá Reglu kostar 3.600 kr. auk 30 sinnum 40 kr., samtals 4.800 kr. á mánuði eða 57.600 kr. á ári, ofan á áskriftina að kerfinu. Í báðum tilvikum er aðeins greitt fyrir sendinguna. Einhver þarf enn að gera reikninginn, bóka hann, fylgjast með greiðslunni og skila VSK af sölunni.

Reikningurinn sem gefur kaupandanum innskatt

Kaupandinn fær aðeins innskatt af reikningi sem sýnir meðal annars reikningsnúmer í samfelldri röð, kennitölu og VSK-númer seljanda, kennitölu kaupanda og fjárhæð og hlutfall VSK, og rafrænn reikningur jafngildir frumriti. Allur listinn er í greininni um virðisaukaskatt.

Mistökin sem tefja greiðsluna

• PDF í tölvupósti. Ríkið tekur ekki við PDF-reikningum í tölvupósti, og pappírsreikningar eru endursendir með beiðni um rafrænan reikning.
• Verkbeiðnanúmer vantar. FSRE segir afar mikilvægt að það sé skráð í lýsingu reikningsins.
• Pappírseintak sent samhliða. Þá berst sami reikningurinn tvisvar. FSRE biður sérstaklega um að það sé ekki gert.
• Röng eða engin kennitala kaupanda. Reikningurinn er stílaður á kennitölu stofnunarinnar sem keypti, og án kennitölu kaupanda stenst skeytið ekki IS-R-004.
• Of stuttur gjaldfrestur. Hjá FSRE er hann minnst 25 dagar frá afhendingu hjá skeytamiðlara, ekki frá útgáfudegi.
• Eindagi á undan gjalddaga. Skeytið stenst þá ekki IS-R-010, og dagsetningin þarf að vera á forminu ÁÁÁÁ-MM-DD.
• Reikningi breytt eftir sendingu. Rangur reikningur er leiðréttur með kreditreikningi, tegund 381, og nýr reikningur sendur.
• Aðeins PDF-afritið geymt. Skeytið er frumritið og er geymt í sjö ár frá lokum reikningsársins.

Reikningurinn sendur. Greiðslan bókuð.

Allt hér að ofan fylgir hverjum reikningi: rétt kennitala, verkbeiðnanúmer, VSK á hverja línu, réttur gjalddagi, skeytið sent og greiðslan pöruð við reikninginn þegar hún berst. Kassify er bókhaldsstofa sem notar gervigreind, heil fjármáladeild á föstu verði, og reikningagerðin er hluti af henni.

• Ríkið og stærri fyrirtæki fá reikninginn rafrænt, samkvæmt EN 16931 og Peppol í gegnum Unimaze. Aðrir greiða með korti, Apple Pay eða Google Pay á greiðslusíðunni, eða kröfu í netbanka.
• VSK í 24% og 11% þrepi eða undanþegið, valið á hverja línu, með íslenskri númeraröð og kennitölu.
• Greiðslan parast sjálf við reikninginn og bókast. Hver banki er tengdur beint, og handvirkar færslur eru 0.
• Reikningarnir eru hluti af föstu mánaðarverði, eins margir og fyrirtækið sendir, og ekkert gjald er tekið á hvern reikning.
• Bókarar Kassify sjá um bókhaldið, VSK-skilin og launin. Bókari svarar innan 24 klst., og viðurkenndir bókarar og löggiltir endurskoðendur standa á bak við verkið.

Fasta mánaðarverðið nær yfir bókhald, laun, VSK-skil, appið, ársreikning og skattframtal og er 20% lægra en hjá hefðbundinni bókhaldsstofu. Verðið kemur skriflega áður en fyrirtækið ákveður sig. Flutningurinn tekur innan við 7 daga og er innifalinn í verðinu: Kassify talar við gamla bókarann og sagan fylgir. Nánar á síðunni um reikninga hjá Kassify, og um skil sölunnar í greininni um VSK-skil.

Spurningar

Allir reikningar sendir. Allar greiðslur bókaðar.

Skildu eftir netfangið og Kassify fer yfir hvernig fyrirtækið sendir reikninga í dag og hvaða kaupendur krefjast rafrænna reikninga. Þú færð verðið skriflega áður en þú ákveður þig.