Að skipta um bókara: 6 skref, afhendingarlistinn og 7 ára reglan

Kassify · 6. nóvember 2026

Þú skiptir um bókara í sex skrefum: velur skiptidag, segir upp skriflega, færð bókhaldið afhent fram að skiptideginum, berð saman saldólistann, flytur aðgang að bönkum og Skattinum og geymir gömlu gögnin í 7 ár. Besti skiptidagurinn er 1. janúar, eða fyrsti dagur nýs VSK-tímabils, svo hvert tímabil sé allt á ábyrgð eins bókara.

Hér eru skrefin í réttri röð, listinn yfir það sem gamli bókarinn á að afhenda, dagsetningarnar fram yfir áramót og mistökin sem kosta mest.

Hvenær er rétti tíminn

Fyrirtæki skipta um bókara þegar bókhaldið er mánuði á eftir, VSK-skýrslan fer inn á síðasta degi eða spurningum er ekki svarað. Ástæðan ræður því hvort þú skiptir. Dagsetningin ræður því hve mikil vinna fylgir.

VSK-tímabil eru tveir mánuðir: janúar og febrúar, mars og apríl, maí og júní, júlí og ágúst, september og október, nóvember og desember. Gjalddaginn er einum mánuði og fimm dögum eftir lok tímabils, svo janúar og febrúar eru á gjalddaga 5. apríl. Skiptu á fyrsta degi tímabils. Þá klárar gamli bókarinn sitt tímabil og sá nýi byrjar á hreinu.

Áramótin eru besti tíminn. Reikningsárið lokar, nýtt VSK-tímabil og nýr launamánuður hefjast sama dag, og ársreikningurinn er gerður á einni afstemmdri stöðu.

Uppsögnin

Uppsagnarfresturinn stendur í samningnum við bókarann. Lestu hann fyrst og sendu svo uppsögnina í tölvupósti, svo dagsetningin sé skjalfest. Í uppsögninni koma fram fjögur atriði:

• Skiptidagurinn, til dæmis 1. janúar 2027.
• Hvaða VSK-tímabil og launamánuði gamli bókarinn klárar. Síðasta tímabilið fyrir skiptidaginn er það sem gleymist.
• Afhendingarlistinn hér að neðan og dagurinn sem gögnin eiga að berast.
• Hver tekur við: nafn og netfang nýja bókarans, svo þeir geti talað saman beint.

Þú þarft ekki að gefa ástæðu. Greiddu lokareikninginn þegar gögnin eru komin og saldólistinn stemmir.

Hvað gamli bókarinn á að afhenda

Bókhaldið er eign fyrirtækisins, ekki bókarans. Þetta er listinn:

Biddu um gögnin í skrám sem nýtt kerfi les, ekki aðeins á PDF. Ef áskriftin að bókhaldskerfinu er á nafni bókarans, fáðu útflutning áður en henni lýkur.

Aðgangur að bönkum, kerfum og Skattinum

Þegar gögnin eru komin er aðgangi gamla bókarans lokað og opnað fyrir þann nýja. Í netbanka fyrirtækisins og í bókhaldskerfinu fjarlægir prókúruhafi gamla notandann og bætir þeim nýja við.

Hjá Skattinum gilda veflyklar. Samkvæmt vef Skattsins getur hvert félag átt allt að fjóra veflykla:

Nýir lyklar eru sendir í heimabanka eða á lögheimili. Á skrifstofu Skattsins fær aðeins prókúruhafi, framkvæmdastjóri eða stjórnarformaður lykla félags afhenta.

Rafræn umboð á Ísland.is ná ekki til skila á skattframtali. Það umboð er sótt hjá Skattinum. Bókari sem skilar framtölum félaga skráir þau á skilalista sinn á skatturinn.is/skil, með kennitölu og netfangi hvers félags. Nýi bókarinn setur félagið á sinn lista.

7 ára reglan

Samkvæmt 20. gr. laga um bókhald nr. 145/1994 skal varðveita bækur, bókhaldsgögn og fylgiskjöl á tryggan og öruggan hátt í sjö ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Reglugerð nr. 505/2013 gildir um rafrænt bókhald: það er geymt í sjö ár og verður að vera læsilegt til loka geymslutímans.

Fylgiskjal frá reikningsárinu 2020 er því geymt til loka árs 2027. Skyldan fylgir fyrirtækinu, ekki bókaranum, og það skiptir engu hver bókaði. Gögn í kerfi sem gamli bókarinn segir upp eru gögn sem fyrirtækið þarf samt að geta sýnt.

Dagsetningar við skipti um áramót

Svona lítur árið út þegar skiptidagurinn er 1. janúar 2027 og launin eru greidd mánaðarlega:

Gjalddagi staðgreiðslu er 1. dagur mánaðarins eftir launamánuð og eindaginn 15. sama mánaðar.

Dæmi: VSK-skýrslan sem enginn skilaði

Algengasta gatið er síðasta VSK-tímabilið fyrir skiptidaginn. Gamli bókarinn telur verkinu lokið 31. desember og sá nýi telur nóvember og desember ekki sína. Segjum að 1.400.000 kr. séu til greiðslu fyrir tímabilið. Álagið er 1% af vangreiddri fjárhæð fyrir hvern byrjaðan dag eftir gjalddaga, að hámarki 10%:

Ein lína í uppsögninni, um hver skilar 5. febrúar, kemur í veg fyrir þetta.

Mistökin sem kosta mest

1. 1
   Skipt í miðju VSK-tímabili

   Tveir bókarar vinna eina skýrslu og hvorugur ber ábyrgð á heildinni.

2. 2
   Sagt upp áður en gögnin eru komin

   Ef bókhaldskerfið er á nafni bókarans lokast færslusagan með áskriftinni.

3. 3
   Aðeins opnunarstaðan flutt

   Nýja kerfið byrjar á réttum tölum, en ársreikningurinn þarf færslur alls ársins og fyrirspurn frá Skattinum um eldra ár er ekki svarað úr opnunarstöðu.

4. 4
   Saldólistinn ekki borinn saman

   Munur sem finnst í janúar er ein leiðrétting. Munur sem finnst í ágúst, við ársreikninginn, er leit í átta mánuðum af færslum.

5. 5
   Gamli bókarinn með aðgang áfram

   Netbanki, bókhaldskerfi og aðalveflykill. Lokaðu aðganginum sama dag og afhendingin er staðfest.

6. 6
   Skilagreinar gleymast

   Launin eru greidd en skilagreinin til lífeyrissjóðsins fer ekki, og starfsmaðurinn sér það fyrst á yfirliti sjóðsins.

Kassify sér um skiptin

Allt hér að framan er verk sem þú stýrir sjálfur þegar þú skiptir um bókara. Hjá Kassify er það innifalið. Kassify er bókhaldsstofa sem notar gervigreind, heil fjármáladeild á einu föstu verði, 20% lægra en hjá hefðbundinni bókhaldsstofu.

• Þú gefur upp nafn bókarans. Kassify talar við hann og sér um allt eftir það.
• Færslur, sölureikningar, launaseðlar og opnunarstaða flytjast, og hver lykill er stemmdur af áður en Kassify tekur við.
• Skiptin taka innan við 7 daga og eru innifalin í föstu verði.
• 0 handvirkar færslur. Hver færsla er lesin, flokkuð og pöruð án þess að þú sláir neitt inn.
• Bókari svarar innan 24 klst. Viðurkenndir bókarar og löggiltir endurskoðendur standa á bak við verkið, þar á meðal Gunnar Freyr Guðmundsson, eigandi Endár ehf.

Hvað bókhald hjá Kassify felur í sér, hvernig Kassify ber sig saman við bestu bókhaldsstofurnar og hvað bókhald kostar á ári stendur í sérstökum greinum. Ef þú skiptir líka um kerfi: að skipta úr dk.

Spurningar

Nýr bókari. Sagan fylgir.

Skildu eftir netfangið og Kassify fer yfir stöðuna hjá þér. Þú færð verðið skriflega áður en þú ákveður þig, og Kassify tekur við bókhaldinu frá 1. janúar ef þú skiptir fyrir áramót.